Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği
Hibeli/Hibesiz Tüm Öğrenciler Tarafından Giden Öğrenci Birimine Teslim Edilmesi Gereken Belgeler / İşlemler
A) HAREKETLİLİK ÖNCESİ
1- Başvuru Formu /Application Form
Kabul Mektubu almak üzere misafir olunacak üniversiteye gönderilen –veya çevrimiçi olarak doldurulan- başvuru formunun bir kopyasıdır. Ekteki dosya üniversitemize ait bir örnektir.
2- Kabul Mektubu / Acceptance Letter
Alınan kabul mektubunun imzalı/mühürlü olması ve öğrencinin ismiyle birlikte hareketlilik sürecinin başlangıç/bitiş tarihlerini içeriyor olması gerekmektedir. Ofisimizdeki işlemler açısından belge fotokopi veya internet çıktısı olabilir. Fakat konsoloslukların genellikle vize için ıslak imzalı kabul mektubu talep ettiği göz önünde bulundurulmalıdır.
3- Öğrenim Anlaşması / Learning Agreement (Bilgisayar ile doldurularak teslim edilmelidir.)
Learning Agreement, öğrencinin gideceği üniversitede öğrenim göreceği sürede alacağı derslerin isim, kod ve ECTS kredilerinin yazılı olduğu belgedir. İki üniversitenin bölüm ve kurum koordinatörleri tarafından imzalanır. Öğrenci ders seçimini kendi bölüm koordinatörü ve gideceği bölümün koordinatörüyle irtibat kurarak yapar. Bir dönem için alınan derslerin kredilerinin 30 ECTS’nin altında veya üstünde olmaması gerekir.
Öğrenci yurt dışına çıkış yapmadan önce bu anlaşmanın her iki üniversitenin bölüm ve kurum koordinatörleri tarafından imzalanması gerekir. Belgeyi kurum koordinatörümüze (institutional coordinator) imzalatmak için ofisimize teslim ederken bölüm koordinatörünüz (departmental coordinator) tarafından imzalı olduğundan emin olunuz.
Ofisimiz öğrencinin zaman kaybını önlemek amacıyla imzalı anlaşmanın fotokopisini/çıktısını kabul etmektedir; ıslak imza şartı aramamaktadır. Ancak, öğrencinin gideceği üniversitenin ıslak imzalı orijinal belgeyi talep edebileceğini dikkate alarak anlaşmayı en az 2 nüsha olarak hazırlaması tavsiye edilir.
Öğrenim anlaşmasını doldururken tabloları taşırmayınız, çıktı almak istediğinizde dipnotlar (guidelines) bölümünü dikkate almayınız.
Ders Değişikliği: Öğrenim anlaşması akademik içerikli bir belge olduğundan yapılacak değişikliklerin öncelikli olarak bölüm koordinatörü tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu anlamda aldığınız derslerde değişiklik olacaksa öğrenim anlaşmasının “during the mobility” bölümünü düzenleyip misafir olduğunuz kuramdaki sorumlu koordinatöre ve e-posta üzerinden üniversitemizdeki koordinatörünüze imzalatınız.
4- Akademik Eşdeğerlik Belgesi (Bilgisayar ile doldurularak teslim edilmelidir.)
Akademik Eşdeğerlik Belgesi, Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ile birlikte her dönem için ayrı ayrı 3’er adet hazırlanacaktır. Belgede alınacak derslerin ve üniversitemizdeki eşdeğer derslerin kredi karşılıklıların 1 dönem için 30 ECTS olmasına dikkat edilmelidir.
Akademik Eşdeğerlik Belgesinin ilgili imzalar ve yönetim kurulu kararından sonra hareketliliğe başlamadan önce imza için ofisimize teslim edilmesi gerekmektedir.
5- Vize/Yabancı Dil ve Pasaport* Yazısı Formu
Ofisimiz Erasmus+ öğrencilerimizin daha kolay ve sorunsuz vize alabilmeleri için Türkçe/İngilizce olarak bir vize yazısı düzenlemektedir. Bu yazı öğrencinin gideceği okulda öğrenim göreceği zaman aralığını ve -alacaksa- aylık hibe miktarını içermektedir. Yazının düzenlenebilmesi için öğrencinin kabul mektubu almış olması gerekmektedir.
Vize yazısının yanı sıra talep edildiği takdirde öğrencinin girdiği Erasmus dil sınavından aldığı notu belgeleyen bir yazı da düzenlenir.
Bu belgeleri talep eden öğrencilerin ilişikteki talep formunu doldurarak e-posta ortamında veya elden ofisimize ulaştırmaları gerekir.
* 492 sayılı harçlar kanunundaki düzenlemelerden sonra öğrenciler için harçsız pasaport işlemlerinde değişiklikler olmuştur. Bu düzenlemelere göre, 25 yaşını doldurmamış öğrenciler artık yazı ibraz etmeden (daha önce bununla ilgili ofisimizden yazı alınıyordu) öğrenci belgeleriyle pasaport harcından muaf sayılacaklardır. Daha detaylı bilgi için Nüfus müdürlüklerine danışabilirsiniz.
6- Öğrenci Sözleşmesi (Hibeli/Hibesiz Tüm Öğrenciler İçin)
Sözleşme imzalanabilmesi için gerekli olan belgeler aşağıdadır. Mevcut şartlar gereği tüm belgeleri e-posta üzerinden iletiniz. Belgelerini eksiksiz bir biçimde gönderen öğrencilerin sözleşmeleri hazırlanıp e-posta üzerinden iletilecektir. Öğrenci sözleşmeyi imzalayıp tarayarak yine e-posta üzerinden iletecektir.
- Kabul mektubu,
- Pasaportun vize ve kimlik sayfaları
- Gidiş Bileti
- İmzalı öğrenim anlaşması/learning agreement (Taraflardan en az birinin imzasını içermelidir)
- Hesap cüzdanı (Sadece hibeli öğrenciler )
- Eşdeğerlik Belgesi (Bölümünüze teslim etmiş olmanız yeterlidir)
- Güncel öğrenci belgesi (E-devlet kaydı olabilir)
Hibe kesintisi / iadesine ilişkin hususlar
Öğrencinin hareketlilik süresinin asgari sürenin (Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Faaliyeti için minimum 3 ay) altında olması durumunda hibe ödemesi yapılamaz, ödeme yapılan öğrenciden hibenin tamamının iadesi istenir.
Hareketliliğe katılımını -katılım sertifikası ile- belgelemeyen öğrenciler aldıkları hibenin tamamını iade etmek zorundadırlar. Transkript ibraz edemeyen öğrencilerin toplan hibelerinde %20 oranında kesinti uygulanır.
Hareketliliğe katılımı kanıtlayan belgelerin zamanında teslim edilmemesi ya da başarısız olunması halinde de öğrencilerin hibelerinde kesinti uygulanır. Kesintinin uygulanıp uygulanmayacağına, uygulanacaksa ne oranda uygulanacağına hareketlilik sonrasında öğrencinin dosyası incelenip gerektiğinde öğrencinin misafir olduğu kurumdan bilgi alınarak karar verilmektedir.
7- OLS Lisansı
Ofisimiz tarafından, Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği kapsamında giden öğrencilerimize OLS (Online Linguistic Support) sistemi üzerinden çevrimiçi dil destek programı lisansı gönderilmektedir. Erasmus programının katılımcıların dil becerilerine katacağı etkiyi görmek üzere tasarlanmış olan bu dil destek programı, öğrenim hareketliliğinin başlangıcında ve sonunda olmak üzere 2 çevrimiçi sınav ve çevrimiçi dil kurslarını kapsamaktadır. Sınavlara katılım zorunludur.
Sözleşme imzaladıktan sonra OLS lisansının e-posta adresiniz iletilip iletilmediğinden emin olunuz.
OLS hakkında detaylı bilgi için:
8- Pasaportun kimlik ve vize sayfaları
9- Gidiş Uçak Bileti
10- Öğrenci Belgesi
B) HAREKETLİLİK ESNASI
11- Varış Konfirmasyon Formu / Arrival Form
Öğrenci misafir olacağı üniversiteye ulaşır ulaşmaz Arrival Formu doldurup oradaki ilgililere imzalattıktan sonra tarayıp e-posta ortamında ofisimize iletir. Ekteki dosya üniversitemize ait bir örnektir.
12- Ders Değişikliği
Öğrenim Anlaşmasında bir değişiklik yapılması halinde, öğrenci eklediği/çıkardığı dersleri değişiklik sayfasına işletip gidilen üniversitenin koordinatörlerine imzalatıldıktan sonra M.Ü’deki bölüm koordinatörüne e-posta ortamında iletir. Bölüm koordinatörü de imzaladıktan sonra ofisimize ulaştırır.
Öğrenci hareketlilikten döndükten sonra dersleri değiştiği için yeni bir eşdeğerlik sayfası hazırlayacaktır.
C) HAREKETLİLİK SONRASI
13- Katılım Sertifikası / Certificate of Attendance
Katılım belgesi öğrencinin öğrenimini tamamlayıp ülkesine dönmeden önce misafir olduğu kurumdan muhakkak alması gereken en önemli belgedir. Mutlaka imzalı ve mühürlü olmalı, öğrenim başlangıç ve bitiş tarihlerini içermelidir. Ekteki dosya üniversitemize ait örnektir.
14- Transkript
Başarılı veya başarısız alınan tüm derslerin ECTS kredileriyle birlikte transkriptte yazılı olması gerekmektedir. Transkriptin imzalı/mühürlü olması ve not eşdeğerliliklerinde kullanılmak üzere not açıklama sayfasıyla birlikte alınması gerekmektedir.
Misafir oldukları kurumda ders yerine tez çalışması yürüten lisansüstü öğrencilerinin transkript yerine geçebilecek imzalı/mühürlü bir belge almaları gerekmektedir. Bu belgede öğrencinin 1 sömestr için 30 ECTS kredilik bir tez çalışması (tez çalışmasının konusu/başlığı ile birlikte) tamamladığının belirtilmiş olması gerekir.
15- Çevrimiçi Bireysel Katılımcı Raporu
Hareketliliğini tamamlayıp belgelerini teslim eden öğrencilerimizin e-posta adreslerine gönderilen çevrimiçi raporu tamamlamaları gerekmektedir.
16- Dönüş Seyahat Belgeleri (Bilet, biniş kartı, pasaport giriş çıkış mühürleri)
Misafir olunan kurumdan alınan notların üniversitemizdeki not sistemine işlenmesi için gereken Akademik Tanınma Belgesi 3 nüsha olarak hazırlanıp bölüm koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra ofisimize teslim edilir. Uluslararası İlişkiler Ofisin onayından sonra öğrenci -dosyasında eksik bulunmuyorsa- belgeyi ofisten alıp bölümün öğrenci işlerine teslim eder. Notların sisteme girilme işlemi bölümün öğrenci işleri tarafından yapılır.